Auch wenn es noch so langweilig klingt, es ist einfach ein Muss – die Buchhaltung.
Egal ob man nur eine kleine Webseite hat oder einen E-Commerce Store aufbauen will, man kommt um eine ordentliche Buchführung nicht herum.
Doch was genau heißt ordentlich? Eine ordentliche Buchführung ermöglicht einem jederzeit einen Einblick in seine Ertrags- und Vermögenslage und ist auch Grundlage und nachprüfbares Beweismittel für die richtige Berechnung der Steuern.
Auf Gewinn muss in Deutschland eine Steuer gezahlt werden und sodass man weiß wie hoch der Gewinn eigentlich ist, muss man die genauen Ein- und Ausgaben kennen.
Damit man hier nicht alles einzeln in Excel eintippen und selber verwalten muss. gibt es einige Programme die einem dabei helfen.
Ich habe mich damals 2017 für Lexoffice entschieden und habe diese Entscheidung nie bereut. Im folgenden Artikel werde ich nun genauer auf Lexoffice eingehen und meine Erfahrungen mit dem Tool schildern.
Was ist Lexoffice?
Lexoffice ist ein umfangreichees Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm von Lexware. Mit Lexoffice kannst du nicht nur Angebote und Rechnungen erstellen, sondern alle deine Ein- und Ausgaben mit Belegen kategorisieren und dem Finanzamt übermitteln.
Lexoffice richtet sich vor allem an Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen welche die Buchhaltung vereinfachen und Zeit sparen wollen.
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Installation und Einrichtung
Was mich an Lexoffice von Anfang an überzeugt hat, ist die Tatsache, dass Lexoffice in der Cloud läuft. Damit muss ich kein Programm installieren (oder hoffen, dass es eins für den Mac gibt) und keine manuelle Datensicherung machen.
Genauso muss ich nicht regelmäßig Updates machen oder immer das neueste Programm kaufen.
Benutzeroberfläche und Bedienung
Was mich an Lexoffice begeistert ist die aufgeräumte und intuitive Oberfläche. Auch wenn man keinerlei Ahnung von Steuern hat wird man hier nicht überfordert.
Viele Trainingsvideos und Anleitungen helfen bei Problemen und Unklarheiten.
Das Thema Steuern kann vor allem am Anfang sehr verwirrend und komplex sein. Hier hilft einem Lexoffice aber sehr gut. Es ist kinderleicht einen Beleg hochzuladen und entsprechend zu kategorisieren.
Die entsprechenden Buchungen in die verschiedenen Konten im Hintergrund übernimmt Lexoffice.
Funktionen im Detail
Im Folgenden werde ich genauer auf ein paar Funktionen von Lexoffice eingehen.
Rechnungsstellung
Man hat seinen ersten Auftrag gewonnen und möchte nun seinem Kunden seine erste Rechnung stellen. Damit eine Rechnung korrekt ist und von Finanzamt anerkannt wird, müssen einige Informationen auf der Rechnung angegeben werden.
Damit man hier keine Fehler macht, hilft Lexoffice einem bei der Rechnungserstellung. Dazu einfach einen Kunden eingeben oder auswählen, die entsprechenden Posten angeben und schon ist die Rechnung fertig.
Du kannst sie entweder direkt aus Lexoffice schicken oder dir als PDF exportieren.
Buchhaltung
Um für eine korrekte Buchhaltung zu sorgen musst du alle Ein- und Ausgaben auflisten. Damit dies nicht zu kompliziert wird, hilft Lexoffice bei der Buchhaltung. Dazu musst du nur alle Rechnungen und Belege hochladen und entsprechen kategorisieren (z.B. Tankbeleg -> Ausgabe, Kraftstoff) und schon verbucht Lexoffice alles automatisch im Hintergrund.
Somit hast du jederzeit einen Überblick über deine Ein- und Ausgaben und verlierst dich nicht zwischen Excellisten und Papierchaos.
Steuerfunktion
Je nach Vorgabe vom Finanzamt (und deiner Firmenform) musst du monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen. Dies heißt, du musst alle Ein- und Ausgaben auflisten und die Differenz der Umsatzsteuer an das Finanzamt übermitteln und zahlen.
Bevor du jetzt anfängst bei jeder Rechnung die Umsatzsteuer aufzulisten kannst du dies ganz einfach über Lexoffice erledigen. Wenn du alle Belege korrekt hochgeladen und kategorisiert hast kannst du mit einem Klick eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und automatisch an das Finanzamt übermitteln.
Einfacher geht es nun wirklich nicht 🙂
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Zugang für Steuerberater
Lexoffice bietet mit einer Schnittstelle deinem Steuerberater einen Zugriff an, sodass du ohne Probleme deine Belege und Rechnungen mit deinem Steuerberater teilen kannst.
Damit musst du nicht jede Rechnung einzeln deinem Steuerberater zukommen lassen sondern kannst ganz einfach die Daten zur Verfügung stellen.
Berichte und Auswertungen
Im Dashboard hast du jederzeit einen Überblick über deine Ein- und Ausgaben diesen Jahres. Du kannst dir aber auch jederzeit die Gewinn-und Verlustrechnung für jeden Monat, quartalsweise oder für das komplette Jahr anschauen.
Du kannst dabei auch jeden Posten genauer untersuchen und dir jeden Beleg dazu ansehen. Beispielsweise kannst du unter KFZ dir alle Rechnungen die für dein Firmenfahrzeug angefallen sind auflisten lassen. Dies macht es sehr einfach die Auswertung zu verstehen und zu überprüfen.
Preise
Lexoffice kommt in verschiedenen Paketen, sodass jeder für sich die richtige Lösung finden kann.
Das S-Paket
Das S-Paket ist das kleinste Paket und kostet 6,90€ / Monat. Es ist perfekt für Menschen die gerade ein Gewerbe gestartet haben und den Überblick über Ihre Belege behalten wollen ohne viel zu zahlen.
Das S-Paket beinhaltet:
- Belege einscannen
- Offene Posten Übersicht
Das M-Paket
Das M-Paket ist ideal für Freiberufler die bereits die ersten Kunden gewonnen haben und Rechnungen schreiben wollen. Das M-Paket kostet 11,90€ im Monat und beinhaltet:
- Rechnungen schreiben
- Angebote und Lieferscheine erstellen
- Mahnungen schreiben
Das L-Paket
Das L-Paket ist für alle die mehr Funktionen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder ein elektronisches Kassenbuch benötigen. Das L-Paket kostet 19,90€ im Monat und beinhaltet:
- Umsatzsteuervoranmeldung
- GuV & EÜR
- Anlagenverwaltung
Das XL-Paket
Das XL-Paket ist das umfangreichste Paket von Lexoffice und kostet 29,90€ im Monat. Es beinhaltet dabei viele Funktionen für automatische Workflows und vieles mehr:
- Serienrechnungen
- Abschlagsrechnungen
- EU-Rechnungen
Vorteile von Lexoffice
Zeitersparnis
Für mich ist Buchhaltung jeden Monat ein leidiges Thema. Schließlich könnte ich in der Zeit entweder mehr Geld verdienen oder Freizeit haben – stattdessen rechnet man zusammen was man dem Finanzamt schuldet.
Es gibt eindeutig schönere Tätigkeiten. Deshalb bin ich immer sehr froh Lexoffice zu nutzen, da hier die Zeit die ich mit Buchhaltung verbringe minimiert wird.
Ich kann damit in kurzer Zeit Rechnungen erstellen und meine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Durch die Möglichkeit meine Belege einfach per Smartphone zu scannen spare ich mir viel Zeit und verirre mich nicht in der Zettelwirtschaft.
Cloud-basierte Lösung
Da ich schon seit langem ein Mac Nutzer bin habe ich nach einer Lösung gesucht, welche auch auf dem Mac funktioniert. Da kam es mir sehr entgegen, dass Lexoffice in der Cloud arbeitet und keinerlei Downloads oder Installationen benötigt.
Dies macht es sehr einfach und flexibel. Ich kann Rechnungen an meinem Mac erstellen, Belege mit meinem Smartphone einscannen und meine Gewinn- und Verlustrechnung am Tablet prüfen.
Des Weiteren, werden dadurch meine Belege sicher aufbewahrt und ich muss nicht selber versuchen Backups und ähnliches zu machen.
Integration mit anderen Tools
Für mich ein weiterer großer Vorteil von Lexoffice ist die Integration mit anderen Tools. Es gibt inzwischen schon eine Vielzahl an anderer Apps welche mit Lexoffice zusammen funktionieren.
Ich kann beispielsweise Projektzeiten mit anderen Tools wie Clockodo, TimeTrack oder Plainstuff nutzen und die Zeiten automatisch mit Lexoffice verknüpfen.
Ich kann eine Vielzahl an Bankkonten verknüpfen um automatisch meine Kontostände abzurufen und meine Belege mit Zahlungen zu verknüpfen.
Preis-Leistungs-Verhältnis
Ich finde Lexoffice nicht sehr teuer und angemessen für alle die Funktionen die es bietet. Vor allem wenn ich mir vorstelle, wie viel Zeit Lexoffice einem wirklich spart, dann ist das eine wirklich gute Investition.
Zusätzlich werden ständig neue Funktionen und Verbesserungen umgesetzt und Lexoffice wird mit der Zeit nur noch besser.
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Nachteile
Ich kann leider keinerlei Erfahrungen mit anderen Buchhaltungsprogrammen teilen, da ich von Anfang an Lexoffice verwendet habe und immer sehr glücklich damit war.
Doch trotzdem gibt es ein paar kleinere Probleme die mich ab und zu stören.
Ich habe eine American Express Kreditkarte und möchte dementsprechend auch meine Umsätze mit Lexoffice synchronisieren. Dies funktioniert allerdings mal besser und mal schlechter. Das Problem ist hier, dass American Express immer wieder die Schnittstellen ändert und damit Lexoffice das Leben (und damit mir) schwer macht.
Ich bin dazu übergegangen die Umsätze per CSV über das American Express Kundenkonto herunterzuladen und diese (mit umgedrehten Vorzeichen) wieder bei Lexoffice hochzuladen.
Dies funktioniert ohne Probleme, ist aber eine Spur aufwendiger.
Support und Hilfe
Bisher hatte ich nur einmal mit dem Support zu tun und dieser konnte mir schnell weiterhelfen. Ansonsten sind die Oberflächen alle intuitiv gestaltet und mit Erklärvideos ausgestattet.
Wenn man trotzdem ein Problem hat kann man jederzeit den Support kontaktieren oder man findet eine Antwort auf der Lexware Webseite.
Fazit
Auch wenn Buchhaltung oft zu den weniger beliebten Aktivitäten gehört unterstützt Lexoffice hier einen tatkräftig. Durch die automatische Buchungsführung muss ich nur noch die entsprechenden Belege hochladen und der Rest erledigt sich (fast) von selbst.
Ich kann viele Tools dir mir den Alltag erleichtern mit Lexoffice verbinden um so für automatisch Workflows zu sorgen.
Deshalb kann ich uneingeschränkt und ohne schlechtes Gewissen jedem Lexoffice empfehlen 🙂
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